L’action environnementale de PoliTrempe

La dématérialisation ou zéro papier, c’est le remplacement dans une entreprise des documents papier par des fichiers informatiques et la gestion numérique des flux de l’ensemble des données (échange, stockage, archivage…). Objectif irréaliste pour certains, inévitable pour d’autres, la tendance qui semble se dessiner à l’heure actuelle est bien celle d’une suppression progressive des supports matériels.

Depuis 2017, PoliTrempe offre à ses clients une solution zéro papier.

De nouvelles pratiques voient le jour comme la mise à disposition de fichiers partagés, l’envoi automatique d’e-mails, les signatures électroniques, la gestion des tâches au sein de différents flux opérationnels (workflow). Les objectifs d’une telle démarche sont bien évidemment multiples. Outre le fait de générer des économies importantes, de réduire les temps liés aux procédures administratives et donc d’optimiser la réactivité et l’efficacité de l’entreprise, la mise en place du zéro papier permet aussi de garantir l’intégrité et la fiabilité des données, de faciliter leur archivage et leur sauvegarde, de conserver la traçabilité de leur flux mais aussi d’assurer une confidentialité des différents échanges.

Zéro papier et optimisation des flux d’informations

La simplification et l’optimisation des différents flux d’information vont permettre d’améliorer la productivité, la qualité, de gagner du temps et de réduire les coûts.

Elle va permettre aussi de limiter les risques d’erreur et pourra aussi faciliter le partage d’informations, la fluidité des échanges et le développement de nouveaux services pour les clients. Elle s’inscrit ainsi dans une démarche de qualité totale à la recherche des « 5 zéros » : zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro délai, zéro papier.

En effet, on s’attachera par exemple à identifier les inefficacités existantes dans les processus de gestion des documents. Dans certaines industries, comme l’industrie pharmaceutique, les nombreux documents à produire génèrent des coûts non négligeables (papier, encre, entretien des imprimantes).